Semana 16/6/2016
miércoles, 25 de mayo de 2016
La transcripción de acuerdos
Se denomina transcribir un acuerdo a la acción de hacerle llegar, por escrito, las decisiones del órgano colegiado a las instancias o a las personas involucradas. La transcripción de acuerdos puede tener el formato de carta personal o colectiva, en caso de que vaya dirigida a un numerosos grupo de personas. Debe tenerse en cuenta, sin embargo, el formato de una carta circular.
La transcripción de acuerdos constituye, tipológicamente, un documento diferenciado, dentro de la gama de documentos de una organización y como tal será ordenado y clasificado para efectos de archivo. Por esta razón, se recomienda que cada acuerdo que se transcriba, lleve impresa como encabezado, centrada, destacada con negrita y con mayúscula total, la leyenda: TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO.
Los acuerdos que hayan sido declarados firmes, deben transcribirse a quien corresponda y ejecutarse de inmediato; los que no hayan sido expresamente declarados firmes, deben esperar la aprobación del acta respectiva para su transcripción.
En cuanto a su comunicación, esta debe hacerse en forma clara y concisa, con la indicación impresa de que se trata de una transcripción, formato de carta, estilo bloque, dado que el acuerdo se dig
ita como párrafo en despliegue. Es indispensable hacer mención de la fecha de la sesión y de los números de acta y los considerandos que condujeron al mismo.
Semana 2/6/2016
El formato del acta
Es un aspecto de gran relevancia, pues debe cumplir también con una serie de elementos que aporten estética y orden al documento realizado.
Es importante tomar en cuenta que, tanto el encabezado como la lista de miembros presentes y ausentes y la orden del día deben aparecer siempre en la primera página del documento.
Encabezado y columnas
La segunda página, así como las siguientes, deben llevar un encabezado similar al que se utiliza para la carta de dos o más páginas. El formato del acta varía de una institución a otra, en algunas actas se utiliza el formato en columnas. Los datos básicos se presentan al extremo superior izquierdo del documento.
Interlineado
El cuerpo del acta, se digita a espacio sencillo y se destacan con negrita o con otro tipo de letra los datos más importantes, al igual que el formato convencional.
Márgenes
Los márgenes del documento, se fijarán de acuerdo con los criterios establecidos en cada oficina para su conservación. En el caso de que el conjunto de actas de un determinado período vaya a ser encuadernado, se debe observar la previsión de un margen izquierdo mayor, que permita su encuadernación. Se recomienda, definir el espacio de una pulgada en los márgenes superior, inferior y derecho; mientras que, el margen izquierdo debe ser de una pulgada y media.
Texto
Es recomendable que la totalidad de las actas se digite con letras; de no ser así, al menos los números y fechas deberán escribirse siempre con letras para evitar la posibilidad de alteraciones posteriores, asimismo cuando exista la necesidad de dejar constancia del día y la hora en el que el hecho se realizó.
El cuerpo del documento deberá estructurarse en artículos, cada tema o punto de agenda correponde a un artículo que, debe llevar un título. Cada artículo deberá digitarse en párrafo aparte, como un subtítulo, con la palabra artículo, el número correspondiente y el título respectivo; se pueden utilizar números arábigos, romano o escribir la numeración con letras. Debe destacarse con mayúscua total al igual que las MOCIONES Y LOS ACUERDOS, pues estos deben ser destacados del texto.
Semana 9/6/2016
Es importante tomar en cuenta que, tanto el encabezado como la lista de miembros presentes y ausentes y la orden del día deben aparecer siempre en la primera página del documento.
Encabezado y columnas
La segunda página, así como las siguientes, deben llevar un encabezado similar al que se utiliza para la carta de dos o más páginas. El formato del acta varía de una institución a otra, en algunas actas se utiliza el formato en columnas. Los datos básicos se presentan al extremo superior izquierdo del documento.
Interlineado
El cuerpo del acta, se digita a espacio sencillo y se destacan con negrita o con otro tipo de letra los datos más importantes, al igual que el formato convencional.
Márgenes
Los márgenes del documento, se fijarán de acuerdo con los criterios establecidos en cada oficina para su conservación. En el caso de que el conjunto de actas de un determinado período vaya a ser encuadernado, se debe observar la previsión de un margen izquierdo mayor, que permita su encuadernación. Se recomienda, definir el espacio de una pulgada en los márgenes superior, inferior y derecho; mientras que, el margen izquierdo debe ser de una pulgada y media.
Texto
Es recomendable que la totalidad de las actas se digite con letras; de no ser así, al menos los números y fechas deberán escribirse siempre con letras para evitar la posibilidad de alteraciones posteriores, asimismo cuando exista la necesidad de dejar constancia del día y la hora en el que el hecho se realizó.
- Artículos
El cuerpo del documento deberá estructurarse en artículos, cada tema o punto de agenda correponde a un artículo que, debe llevar un título. Cada artículo deberá digitarse en párrafo aparte, como un subtítulo, con la palabra artículo, el número correspondiente y el título respectivo; se pueden utilizar números arábigos, romano o escribir la numeración con letras. Debe destacarse con mayúscua total al igual que las MOCIONES Y LOS ACUERDOS, pues estos deben ser destacados del texto.
Semana 9/6/2016
Introducción
En nuestro agitado mundo de negocios, hay ejecutivos responsables de atender una amplia variedad de asuntos, por lo cual precisa el intercambiar ideas para la comprensión mutua y para tomar decisiones basadas no solo en el punto de vista de una persona, sino de varias. Las reuniones son , por lo tanto, frecuentes e indispensables. Lo que haga la (el ) secretaria (o) por organizar y redactar mejor las actas, puede mejorar la efectividad de la reunión.
Las actas
Las actas son anotaciones oficiales, transcritos de las minutas. Por lo general, la secretaria del presidente cita a las reuniones, transcritas de las minutas de lo que allí se tomó. Cada detalle incluido en las actas debe ser completo y exacto, pues con frecuencia se usan como referencia.
Las partes del acta
I. Introducción y encabezado:
- Número del acta
- Nombre del organismo
- Fecha, hora, lugar de la reunión
- Naturaleza de la reunión
- Nombre de asistentes y ausentes y su cargo
- Persona que preside
- Tema y motivo de su designación
II. Cuerpo del acta
- Considerandos
- Razones esenciales que proceden y sirven de apoyo
- Acuerdos o resoluciones
III. Conclusión
- Hora de clausura de la sesión
- Anexo
Nota
Estimados estudiantes: En vista de que no pueden presentarse personalmente a recibir las lecciones programadas. Será por medio de este recurso que impartiré la temática de actas, por lo que semana a semana deberán revisar su correo para corroborar la fecha y hora en que deben revisar el blog para realizar sus trabajos, mismos que enviarán a mi correo personal. Saludos, Profesora Ruth Rivera Rivera
Semana 19/5/2016
Semana 19/5/2016
La convocatoria
Tal y como su nombre lo indica, la convocatoria, definida por el autor Miguel, S (1978)"es un documento expedido por una persona o personas autorizadas, por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una institución, asociación, empresa; para que de acuerdo con su estatuto y reglamento participen en el estudio y resolución de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos cuerpos o grupos". (p. 251)
Previo a la realización de cualquier reunión de un cuerpo colegiado, es necesario hacer una convocatoria, cuyas características varían de acuerdo con el tipo de reunión. La convocatoria puede publicarse en algún medio escrito, cuando así lo establezca su normativa, en cuyo caso no se envía convocatoria personalizada.
La convocatoria debe incluir los aspectos que se mencionan a continuación:
- Nombre de la institución
- Lugar, día y hora en que se llevará a cabo la reunión o asamblea.
- Disposición reglamentaria en que se funda la convocatoria.
- Señalamiento de si se establece que habrá una primera y una segunda convocatoria y el horario de inicio para cada una.
- Orden del día (la cual cita los puntos a tratar)
En el caso de que la convocatoria no sea necesaria, pues el órgano colegiado ha establecido día y hora fijos para sus sesiones ordinarias. Se envía únicamente la agenda, en la que aparecerá el número de la sesión, la fecha de la reunión y los puntos que se tratarán. Asimismo, la convocatoria debe llevar la firma de quien convoca.
Semana 26/5/2016
Suscribirse a:
Entradas (Atom)