Tal y como su nombre lo indica, la convocatoria, definida por el autor Miguel, S (1978)"es un documento expedido por una persona o personas autorizadas, por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una institución, asociación, empresa; para que de acuerdo con su estatuto y reglamento participen en el estudio y resolución de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos cuerpos o grupos". (p. 251)
Previo a la realización de cualquier reunión de un cuerpo colegiado, es necesario hacer una convocatoria, cuyas características varían de acuerdo con el tipo de reunión. La convocatoria puede publicarse en algún medio escrito, cuando así lo establezca su normativa, en cuyo caso no se envía convocatoria personalizada.
La convocatoria debe incluir los aspectos que se mencionan a continuación:
- Nombre de la institución
- Lugar, día y hora en que se llevará a cabo la reunión o asamblea.
- Disposición reglamentaria en que se funda la convocatoria.
- Señalamiento de si se establece que habrá una primera y una segunda convocatoria y el horario de inicio para cada una.
- Orden del día (la cual cita los puntos a tratar)
En el caso de que la convocatoria no sea necesaria, pues el órgano colegiado ha establecido día y hora fijos para sus sesiones ordinarias. Se envía únicamente la agenda, en la que aparecerá el número de la sesión, la fecha de la reunión y los puntos que se tratarán. Asimismo, la convocatoria debe llevar la firma de quien convoca.
Semana 26/5/2016
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